- RTS Ekspedisi
- Dec 17, 2025
- EDUKASI
Cara Membuat Kesepakatan Produksi dalam Bentuk Kontrak – Panduan lengkap bagi UMKM yang ingin memastikan kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak berjalan aman, jelas, dan minim risiko saat bekerja dengan pabrik luar negeri.
Mengapa Kesepakatan Produksi Perlu Dibuat dalam Bentuk Kontrak?
Pabrik di China atau negara mana pun akan bekerja berdasarkan instruksi yang jelas. Tanpa kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak, risiko miskomunikasi, hasil produksi tidak sesuai, hingga keterlambatan timeline akan sangat besar.
- Memastikan spesifikasi produk tidak berubah di tengah produksi.
- Menentukan harga yang jelas dan tidak berubah tiba-tiba.
- Mengatur standar QC untuk mencegah barang cacat massal.
- Melindungi buyer dari risiko penipuan atau pengiriman tidak sesuai.
Banyak UMKM yang mengalami kerugian besar karena hanya mengandalkan chat WhatsApp atau Alibaba tanpa pernah mengunci detail melalui kontrak.
Elemen Penting dalam Kesepakatan Produksi Kontrak
Agar kontrak kuat dan bisa ditegakkan, pastikan poin-poin berikut wajib ada. Ini adalah fondasi kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak yang profesional.
- Identitas pihak: nama perusahaan, alamat, PIC, hingga nomor registrasi bisnis.
- Spesifikasi produk: ukuran, bahan, warna, finishing, logo, packaging, label.
- MOQ & unit price: jumlah minimal per produksi dan harga per unit.
- Timeline produksi: lead time, masa QC, hingga estimasi siap kirim.
- Sistem pembayaran: DP, pelunasan, metode transfer, dokumen pendukung.
- Ketentuan QC: sampling, AQL, standar kelulusan barang.
- Penanganan defect: rework, refund, atau kompensasi.
Menentukan Spesifikasi Produk secara Detail
Salah satu penyebab terbesar dispute produksi adalah spesifikasi yang tidak rinci. Pada kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak, setiap detail harus tertulis, bukan hanya verbal.
- Dimensi lengkap dan toleransi ukuran (misal: ±1mm).
- Bahan baku termasuk grade, density, atau sertifikasi.
- Warna dengan kode Pantone atau referensi fisik.
- Packaging lengkap dengan ilustrasi atau mockup.
- Logo termasuk size, posisi, dan teknik printing.
Jika memungkinkan, lampirkan foto, blueprint, drawing CAD, atau sample fisik.
Pengaturan Timeline Produksi agar Tidak Molor
Timeline harus jelas karena pabrik sering mengerjakan banyak project sekaligus. Tanpa kontrak, order Anda mudah disingkirkan.
- Lead time awal: biasanya 15–45 hari tergantung kategori produk.
- Tanggal mulai produksi: setelah DP atau setelah approval sample.
- Tanggal QC: sebelum packing.
- Tanggal barang siap kirim: sangat krusial untuk jadwal impor.
Tambahkan penalti ringan jika pabrik molor terlalu jauh (misal potongan 1–3%).
Aturan QC & Penanganan Barang Cacat
QC adalah bagian paling penting dalam kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak. Tanpa ini, pabrik akan mengirim barang apa adanya.
- AQL standard (Acceptable Quality Limit) sesuai kategori produk.
- Kewajiban pabrik melakukan rework bila defect melebihi batas.
- Dokumentasi QC berupa video dan foto lengkap.
- Approval buyer sebelum barang dikirim dan dilunasi.
Jika Anda pakai jasa inspeksi pihak ketiga, tulis nama perusahaannya di kontrak.
Sistem Pembayaran & Perlindungan Buyer
Pembayaran adalah risiko terbesar dalam transaksi lintas negara. Kontrak wajib mengatur pola yang aman untuk kedua pihak.
- DP 20–30% sebelum produksi.
- Pelunasan hanya dilakukan setelah QC lulus.
- Metode pembayaran seperti TT, PayPal bisnis, atau escrow.
- Dokumen pendukung: invoice resmi, packing list, PI, kontrak.
Tambahkan pasal bahwa pabrik tidak boleh menaikkan harga tanpa persetujuan tertulis.
Tabel Ringkasan Proses
| Tahap | Pelaku | Aktivitas | Hasil |
|---|---|---|---|
| 1. Perumusan Spesifikasi | Buyer & Pabrik | Tentukan dimensi, bahan, logo, packaging | Draft spesifikasi lengkap |
| 2. Pembuatan Kontrak | Buyer | Tulis detail kesepakatan produksi | Kontrak siap ditandatangani |
| 3. Produksi | Pabrik | Mulai produksi sesuai kontrak | Barang masuk tahap QC |
| 4. QC & Approval | Buyer | Periksa kualitas sesuai AQL | Barang siap dikirim |
FAQ Seputar kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak
Apa wajib membuat kontrak dengan pabrik?
Tidak wajib, tapi sangat dianjurkan untuk mencegah dispute dan kesalahan produksi.
Siapa yang membuat draft kontrak?
Biasanya buyer yang membuat draft, pabrik tinggal review dan menyetujui.
Apakah kontrak berlaku tanpa tanda tangan?
Tidak. Wajib ada tanda tangan digital atau cap perusahaan.
Bisakah kontrak melindungi dari barang cacat?
Bisa, jika Anda menuliskan standar QC dan ketentuan rework dengan jelas.
Kesimpulan
Kesepakatan produksi dalam bentuk kontrak adalah alat perlindungan terbaik bagi UMKM yang melakukan impor. Kontrak membantu memastikan kualitas, harga, timeline, dan perlindungan dari risiko defect. Semakin lengkap detail yang Anda tulis, semakin kecil peluang kerugian saat produksi massal.
Jika setelah membaca Anda membutuhkan bantuan layanan profesional, kunjungi situs utama kami di RTS Ekspedisi. Dengan pengalaman menangani door to door dari gudang China hingga Indonesia, kami siap menjadi partner tepercaya untuk pengiriman Anda. Selamat belajar dan semoga blog ini menjadi rujukan utama Anda dalam dunia impor
