- RTS Ekspedisi
- Dec 20, 2025
- EDUKASI
Cara Menangani Supplier yang Sering Delay Produksi – Banyak importir UMKM kewalahan ketika menghadapi menangani supplier yang sering delay produksi, terutama saat stok menipis atau produk sedang viral. Artikel ini membahas strategi paling efektif untuk mengendalikan timeline pabrik agar bisnis tetap jalan.
Mengapa Supplier Bisa Sering Delay Produksi?
Sebelum mencari solusi, Anda perlu memahami akar permasalahannya. Banyak pabrik di China menangani ratusan PO sekaligus. Tanpa pengelolaan yang tepat, mudah terjadi keterlambatan.
- Kapasitas produksi tidak sesuai komitmen awal.
- Bahan baku terlambat masuk ke pabrik.
- Mesin sedang penuh order pelanggan besar.
- Supplier tidak memiliki sistem planning yang rapi.
- Komunikasi internal pabrik buruk.
Dengan memahami penyebabnya, Anda bisa mengambil langkah yang tepat.
Minta Timeline Produksi yang Jelas & Terstruktur
Salah satu cara paling efektif menangani supplier yang sering delay produksi adalah meminta timeline lengkap yang berisi tanggal pasti tiap tahap.
- Tanggal mulai produksi.
- Tanggal penyelesaian per batch.
- Tanggal QC internal.
- Tanggal barang siap kirim.
Supplier yang serius akan memberikan timeline detail, bukan jawaban umum seperti “20–30 days”.
Lakukan Follow Up Berkala Dengan Pola Terjadwal
Supplier sering menunda order buyer yang jarang follow up. Dengan follow up rutin, order Anda jadi prioritas.
- Follow up setiap 3–5 hari.
- Minta foto/video update proses.
- Cek progres jadwal dibanding timeline awal.
- Minta alasan tertulis jika terjadi delay.
Follow up adalah sinyal bahwa Anda buyer serius dan tidak bisa dianggap remeh.
Gunakan Penalti atau Konsekuensi Keterlambatan
Saat supplier sudah sering telat, tambahkan konsekuensi jelas. Ini cara ampuh menangani supplier yang sering delay produksi.
- Potongan harga jika lewat timeline (misal 1–3%).
- Batas toleransi delay maksimal 7 hari.
- Supplier wajib membayar biaya inspeksi tambahan.
- Pemindahan order ke line produksi yang lebih cepat.
Konsekuensi harus tertulis dalam kontrak agar tegas dan bisa ditegakkan.
Upgrade Cara QC Agar Proses Tidak Tertunda
QC sering menyebabkan delay tambahan. Perbaiki alurnya:
- Setujui sample final sebelum produksi massal.
- Gunakan QC pihak ketiga jika perlu.
- Pastikan QC dilakukan saat produksi berjalan, bukan setelah selesai.
- Minta laporan QC berkala.
Dengan QC yang rapi, supplier tidak punya alasan untuk menunda.
Pertimbangkan Supplier Cadangan atau Split Order
Jika keterlambatan terus terjadi, Anda butuh backup. Ini strategi umum importir besar.
- Cari supplier alternatif dengan kualitas sama.
- Split order: 70% ke supplier utama, 30% ke supplier cadangan.
- Gunakan data performa supplier sebagai acuan.
- Tetap pertahankan hubungan baik dengan supplier utama.
Dengan backup, risiko delay bisa ditekan drastis.
Tabel Ringkasan Proses
| Tahap | Pelaku | Aktivitas | Hasil |
|---|---|---|---|
| Analisa Masalah | Buyer | Mengidentifikasi penyebab delay | Akar masalah ditemukan |
| Negosiasi Timeline | Buyer & Supplier | Membuat timeline produksi terstruktur | Jadwal produksi jelas |
| Monitoring | Buyer | Follow up berkala & minta update | Produksi terpantau |
| Konsekuensi | Buyer | Memberikan penalti jika melanggar timeline | Supplier lebih disiplin |
FAQ Seputar menangani supplier yang sering delay produksi
Apakah semua delay disebabkan pabrik?
Tidak selalu, bisa karena bahan baku telat, QC bermasalah, atau buyer telat approve sample.
Apakah wajar supplier delay?
Wajar 3–5 hari, tapi jika lebih dari 10 hari, Anda perlu investigasi dan penegasan.
Bagaimana jika supplier tetap delay meski sudah ditegur?
Gunakan penalti, kontrak, atau split order ke supplier lain.
Perlu punya supplier cadangan?
Ya, terutama jika Anda impor dalam volume besar atau stok cepat habis.
Kesimpulan
Menangani supplier yang sering delay produksi membutuhkan kombinasi komunikasi tegas, timeline jelas, follow up disiplin, dan kontrak tertulis. Dengan strategi yang tepat, Anda bisa menjaga stok aman, mencegah kerugian, dan tetap mempertahankan hubungan baik dengan supplier.
Jika setelah membaca Anda membutuhkan bantuan layanan profesional, kunjungi situs utama kami di RTS Ekspedisi. Dengan pengalaman menangani door to door dari gudang China hingga Indonesia, kami siap menjadi partner tepercaya untuk pengiriman Anda. Selamat belajar dan semoga blog ini menjadi rujukan utama Anda dalam dunia impor
