Cara Membuat Purchase Agreement yang Aman

Cara Membuat Purchase Agreement yang Aman – Agar transaksi impor berjalan lancar, setiap UMKM wajib memahami Purchase Agreement yang aman sebagai perlindungan dasar dari risiko harga, keterlambatan, dan kualitas barang.

Apa Itu Purchase Agreement?

Purchase Agreement adalah dokumen perjanjian resmi antara buyer dan supplier yang berisi seluruh syarat pembelian, termasuk harga, spesifikasi produk, timeline, dan ketentuan pembayaran. Untuk impor skala kecil hingga besar, Purchase Agreement yang aman menjadi fondasi transaksi.

• Mencegah perubahan harga mendadak.
• Menjamin kualitas produk sesuai spesifikasi.
• Melindungi buyer dari keterlambatan produksi.
• Menjadi dokumen legal jika terjadi dispute.

Tanpa dokumen ini, Anda sangat bergantung pada komunikasi chat yang tidak memiliki kekuatan hukum.

Elemen Utama dalam Purchase Agreement yang Aman

Agar kontrak kuat dan bisa ditegakkan, isi dokumen harus lengkap dan detail. Pastikan Purchase Agreement yang aman Anda mencakup:

• Data lengkap buyer & supplier (alamat, nomor izin usaha, PIC).
• Spesifikasi produk lengkap termasuk ukuran, warna, bahan, finishing, packaging.
• Harga & skema diskon yang tidak bisa berubah tanpa persetujuan tertulis.
• Timeline produksi & jadwal QC yang jelas.
• Syarat pembayaran: DP, pelunasan, metode transfer, bank resmi.
• Kebijakan defect & rework.
• Ketentuan pengiriman: EXW, FOB, CIF, DDP.

Dokumen yang detail melindungi Anda dari banyak potensi kerugian.

Menentukan Spesifikasi Produk dengan Detail

Salah satu bagian paling penting dalam Purchase Agreement yang aman adalah spesifikasi produk. Ini sering menjadi sumber perselisihan jika tidak ditulis lengkap.

• Dimensi & toleransi ukuran (misal ±1mm).
• Kode warna menggunakan Pantone.
• Bahan baku termasuk jenis, density, grade.
• Logo & branding (ukuran, teknik printing, posisi).
• Packaging lengkap dengan desain dan ketebalan karton.

Lampirkan foto produk, blueprint, atau sample fisik sebagai referensi standar produksi.

Timeline Produksi yang Realistis dan Tertulis

Timeline adalah bagian krusial dalam Purchase Agreement yang aman. Supplier sering memberikan jawaban umum seperti 20–30 hari, padahal buyer butuh tanggal spesifik.

• Tanggal mulai produksi setelah DP atau approval sample.
• Tanggal QC internal.
• Tanggal produksi selesai.
• Tanggal barang siap kirim.

Tambahkan penalti keterlambatan agar timeline lebih dihargai.

Ketentuan Pembayaran yang Aman untuk Buyer

Pembayaran adalah area paling rawan risiko. Pastikan ketentuan berikut masuk dalam Purchase Agreement Anda:

• DP 20–30% maksimal sebelum produksi.
• Pelunasan wajib setelah QC lulus.
• Rekening perusahaan resmi, bukan rekening personal.
• Invoice & PI (Proforma Invoice) yang valid.

Dengan mengikuti pola ini, risiko penipuan atau barang tidak dikirim bisa diminimalkan.

Kebijakan Defect, Komplain, dan Penggantian Barang

Impor skala besar hampir selalu memiliki defect. Solusinya bukan menghindari, tetapi mengatur kebijakan yang jelas dalam Purchase Agreement yang aman.

• Batas toleransi defect (misal 2–3%).
• Kebijakan rework atau replacement.
• Pihak ketiga untuk inspeksi jika diperlukan.
• Waktu maksimal komplain setelah barang tiba.

Semakin jelas kebijakan, semakin kecil risiko perselisihan.

Tabel Ringkasan Proses Purchase Agreement

Tahap	Pelaku	Aktivitas	Hasil
1. Draft Spesifikasi	Buyer	Menentukan detail produk	Spesifikasi lengkap
2. Negosiasi	Buyer & Supplier	Menyetujui harga & timeline	Kesepakatan awal
3. Pembuatan Dokumen	Buyer	Menyusun Purchase Agreement	Dokumen resmi
4. Penandatanganan	Kedua pihak	Tanda tangan & cap perusahaan	Perjanjian sah

FAQ Seputar Purchase Agreement yang aman

Kesimpulan