Cara Mengatur Split Shipment Impor dari China agar Pengiriman Tetap Terkontrol

Cara Mengatur Split Shipment Impor dari China agar Pengiriman Tetap Terkontrol – Split shipment impor dari China dapat menjadi solusi ketika barang dari supplier belum siap seluruhnya, stok datang bertahap, atau sebagian produk perlu segera dikirim. Namun, pengiriman terpisah perlu direncanakan dengan baik agar resi, marking, jumlah karton, biaya gudang, konsolidasi, dan jadwal pengiriman China–Indonesia tetap mudah dipantau.

Apa Itu Split Shipment Impor dari China?

Split shipment adalah kondisi ketika satu pesanan atau kelompok barang tidak dikirim sekaligus, tetapi dibagi menjadi dua atau lebih pengiriman. Pembagian dapat terjadi sejak supplier mengirim barang menuju gudang China maupun ketika importir sengaja mengatur keberangkatan barang dalam beberapa tahap.

Contohnya, Anda memesan 1.000 unit produk. Sebanyak 700 unit sudah siap, sedangkan 300 unit lainnya masih dalam produksi. Daripada menunggu seluruh barang selesai, 700 unit pertama dapat dikirim lebih dahulu jika skema tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis dan telah dikoordinasikan dengan supplier serta forwarder.

Split shipment tidak selalu menjadi masalah. Dalam kondisi tertentu, strategi ini justru membantu menjaga ketersediaan stok. Namun, semakin banyak pengiriman terpisah, semakin banyak pula data yang harus dikontrol.

Kapan Split Shipment Perlu Dipertimbangkan?

Pengiriman bertahap biasanya dipertimbangkan ketika menunggu seluruh pesanan justru berpotensi mengganggu operasional bisnis. Sebelum memutuskan, bandingkan kebutuhan stok dengan tambahan pekerjaan dan biaya logistik yang mungkin muncul.

• Sebagian barang sudah ready stock, sedangkan sisanya masih diproduksi.
• Supplier memiliki beberapa gudang atau lokasi produksi.
• Produk tertentu dibutuhkan lebih cepat untuk mengisi stok yang hampir habis.
• Pesanan terdiri dari banyak SKU dengan waktu produksi berbeda.
• Ada produk yang perlu diperbaiki atau diganti setelah proses pemeriksaan.
• Importir ingin memisahkan pengiriman berdasarkan prioritas penjualan.

Jangan langsung meminta supplier mengirim sebagian barang tanpa memberi tahu ekspedisi atau forwarder. Setiap paket yang bergerak menuju gudang China sebaiknya memiliki identitas dan referensi yang jelas.

Risiko Split Shipment yang Perlu Diperhitungkan

Keuntungan utama split shipment adalah fleksibilitas. Sebaliknya, kelemahannya adalah administrasi dan koordinasi menjadi lebih kompleks.

• Resi bertambah: satu purchase order dapat menghasilkan beberapa nomor resi domestik China.
• Karton datang berbeda waktu: gudang perlu mengetahui paket mana yang harus ditunggu dan mana yang boleh diproses.
• Risiko salah konsolidasi: paket dapat masuk kelompok keberangkatan berbeda jika instruksi tidak jelas.
• Biaya penyimpanan: barang yang menunggu batch berikutnya dapat membutuhkan waktu penyimpanan lebih lama, tergantung ketentuan gudang.
• Data stok lebih rumit: buyer harus mengetahui unit yang sudah dikirim, masih diproduksi, sudah tiba di gudang, dan sudah diberangkatkan.
• Perhitungan landed cost: biaya per SKU dapat berbeda apabila batch menggunakan komposisi atau pengiriman yang berbeda.

Karena itu, keputusan melakukan split shipment sebaiknya tidak hanya didasarkan pada pertanyaan “barang mana yang sudah siap?”, tetapi juga “apakah manfaat mengirim lebih cepat sebanding dengan tambahan biaya dan koordinasi?”

Cara Mengatur Split Shipment Langkah demi Langkah

Gunakan satu tabel kontrol untuk seluruh batch agar supplier, buyer, gudang China, dan forwarder menggunakan referensi yang sama.

• Langkah 1 — Finalisasi jumlah pesanan. Catat total unit setiap SKU, warna, ukuran, atau model.
• Langkah 2 — Pisahkan barang berdasarkan kesiapan. Tandai mana yang ready stock, masih diproduksi, atau membutuhkan perbaikan.
• Langkah 3 — Tentukan batch. Gunakan penamaan sederhana seperti Batch A, Batch B, dan Batch C.
• Langkah 4 — Buat marking yang konsisten. Pastikan setiap karton menggunakan kode customer dan identitas batch yang telah disepakati.
• Langkah 5 — Minta nomor resi. Supplier harus memberikan resi domestik China untuk setiap paket atau kelompok karton yang dikirim.
• Langkah 6 — Kirim pre-alert. Informasikan supplier, batch, resi, marking, jumlah karton, dan nama barang kepada gudang atau ekspedisi.
• Langkah 7 — Cocokkan penerimaan. Setelah paket tiba, periksa apakah jumlah karton yang diterima sesuai informasi supplier.
• Langkah 8 — Berikan instruksi konsolidasi. Tentukan apakah batch pertama langsung diproses atau menunggu batch berikutnya.
• Langkah 9 — Perbarui catatan stok. Pisahkan status barang yang masih di supplier, sudah di gudang China, sedang dikirim, dan sudah tiba di Indonesia.

Contoh Simulasi Split Shipment dari Supplier China

Misalnya sebuah toko online memesan 1.200 unit organizer rumah tangga dalam tiga model:

• Model A: 400 unit — siap dikirim.
• Model B: 400 unit — siap dikirim.
• Model C: 400 unit — masih membutuhkan 10 hari produksi.

Model A dan B memiliki penjualan tinggi dan stok di Indonesia hampir habis. Buyer kemudian mempertimbangkan mengirim 800 unit terlebih dahulu sebagai Batch 1, sedangkan Model C menjadi Batch 2.

Supplier memberikan resi untuk Batch 1 dan buyer mengirim pre-alert kepada gudang China. Setelah karton diterima dan dicocokkan, buyer dapat berdiskusi dengan forwarder apakah Batch 1 lebih baik segera diproses atau tetap menunggu Batch 2.

Simulasi ini menunjukkan bahwa split shipment bukan sekadar membagi barang. Buyer perlu menghitung dampaknya terhadap stok, biaya, waktu tunggu, konsolidasi, dan margin penjualan.

Cara Mengontrol Marking, Resi, dan Batch di Gudang China

Kesalahan paling mudah terjadi ketika supplier mengirim beberapa batch dengan marking yang sama tanpa informasi tambahan. Gudang dapat mengetahui pemilik paket, tetapi belum tentu mengetahui apakah paket tersebut merupakan kiriman pertama atau lanjutan.

Gunakan format internal yang sederhana. Misalnya:

• Customer: ABC
• Supplier: SUP01
• Batch: B01
• PO: PO-1026
• Jumlah karton: 12 CTN

Format aktual marking harus mengikuti instruksi gudang atau forwarder yang Anda gunakan. Jangan membuat format sendiri lalu menganggap gudang otomatis memahaminya.

Setiap kali supplier memberikan nomor resi baru, segera perbarui daftar pre-alert. Dengan cara ini, paket yang datang dari pengiriman terpisah tetap dapat dilacak berdasarkan supplier dan batch.

Kesalahan Umum Saat Melakukan Split Shipment

• Membiarkan supplier membagi pengiriman tanpa persetujuan buyer.
• Tidak membedakan nomor batch pada catatan internal.
• Tidak mengirim pre-alert untuk resi kedua atau ketiga.
• Menganggap semua paket dari satu supplier akan tiba bersamaan.
• Tidak memberi instruksi apakah gudang harus menunggu atau memproses barang yang sudah tiba.
• Tidak menghitung dampak penyimpanan dan pengiriman terpisah terhadap landed cost.
• Tidak mencatat jumlah unit yang masih tertinggal di supplier.
• Mencampur data beberapa purchase order dalam satu spreadsheet tanpa referensi yang jelas.

Kesalahan administrasi kecil dapat membuat buyer sulit mengetahui posisi barang. Gunakan satu sumber data utama dan perbarui setiap kali supplier, gudang, atau ekspedisi memberikan informasi baru.

Checklist Sebelum Menyetujui Pengiriman Bertahap

• Total pesanan per SKU sudah tercatat.
• Jumlah barang pada setiap batch sudah dikonfirmasi.
• Tanggal kesiapan batch berikutnya sudah diketahui.
• Marking gudang China sudah dikonfirmasi.
• Nomor resi setiap batch sudah atau akan diberikan supplier.
• Pre-alert dikirim untuk setiap pengiriman.
• Instruksi menunggu atau konsolidasi sudah jelas.
• Dampak biaya tambahan sudah diperhitungkan.
• Kebutuhan stok di Indonesia sudah dibandingkan dengan waktu tunggu.
• Catatan purchase order dan pembayaran sudah disesuaikan.
• Jenis barang dan persyaratan impornya sudah diperiksa melalui sumber atau pihak yang relevan.

Perlu diingat bahwa kelayakan impor dan persyaratan pengiriman dapat berbeda menurut jenis, bahan, fungsi, jumlah, serta klasifikasi barang. Split shipment tidak mengubah kewajiban untuk memastikan barang dan proses pengirimannya memenuhi ketentuan yang berlaku.

Tabel Ringkasan Alur Split Shipment Impor

Tahap	Pelaku	Aktivitas	Hasil
Cek kesiapan	Buyer & Supplier	Memisahkan barang siap dan belum siap	Daftar batch
Persiapan batch	Supplier	Packing, marking, dan membuat resi	Batch siap dikirim
Pre-alert	Buyer	Mengirim data resi, batch, dan karton	Gudang memiliki referensi penerimaan
Penerimaan	Gudang China	Mencocokkan paket dengan data penerimaan	Status batch tercatat
Konsolidasi	Ekspedisi / Forwarder	Memproses barang sesuai instruksi buyer	Kiriman siap menuju Indonesia
Rekonsiliasi	Buyer	Memperbarui stok dan biaya tiap batch	Data pengiriman lebih terkontrol

FAQ Seputar Split Shipment Impor dari China

Kesimpulan

Split shipment impor dari China dapat membantu importir mengatur barang yang memiliki waktu kesiapan berbeda tanpa harus kehilangan kontrol atas seluruh pesanan. Kuncinya adalah membagi batch secara jelas, mencatat resi, menggunakan marking yang benar, mengirim pre-alert, serta memberikan instruksi konsolidasi kepada gudang China dan forwarder.

Sebelum memilih pengiriman bertahap, bandingkan manfaat barang tiba lebih cepat dengan potensi tambahan biaya, administrasi, penyimpanan, dan pengelolaan stok. Dengan pencatatan yang rapi, split shipment dapat menjadi strategi logistik yang fleksibel untuk UMKM, reseller, dan pemilik brand.

Jika setelah membaca Anda membutuhkan bantuan layanan profesional, kunjungi situs utama kami di RTS Ekspedisi. Dengan pengalaman menangani pengiriman door to door dari gudang China hingga Indonesia, kami siap menjadi partner tepercaya untuk kebutuhan pengiriman Anda. Selamat belajar dan semoga blog ini menjadi rujukan utama Anda dalam dunia impor.