Cara Membuat Pre-Alert Barang ke Gudang China yang Benar

Cara Membuat Pre-Alert Barang ke Gudang China yang Benar – Membuat pre-alert barang ke gudang China membantu petugas mengenali paket dari supplier, mencocokkan nomor resi, memeriksa kode marking, dan mempersiapkan proses penerimaan sebelum barang tiba.

Apa Itu Pre-Alert Barang ke Gudang China?

Pre-alert adalah pemberitahuan awal yang dikirim kepada gudang atau forwarder sebelum barang tiba.

Pemberitahuan ini berisi informasi mengenai paket yang sedang dikirim supplier, seperti nama supplier, nomor resi domestik China, jumlah karton, kode marking, jenis barang, serta estimasi waktu kedatangan.

Dalam alur pengiriman China–Indonesia, pre-alert biasanya dibuat setelah supplier menyerahkan barang kepada kurir domestik.

Alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:

• Supplier menyelesaikan produksi dan packing.
• Supplier menempelkan kode marking pada setiap karton.
• Barang diserahkan kepada kurir domestik China.
• Supplier memberikan nomor resi kepada importir.
• Importir mengirim pre-alert kepada gudang China.
• Gudang mempersiapkan data penerimaan barang.
• Barang tiba dan dicocokkan dengan pre-alert.
• Barang masuk ke proses inbound dan konsolidasi.

Pre-alert bukan dokumen persetujuan impor dan tidak menentukan bahwa suatu barang pasti dapat dikirim ke Indonesia.

Fungsinya adalah membantu koordinasi operasional antara importir, supplier, kurir, gudang China, forwarder, dan ekspedisi.

Mengapa Pre-Alert Penting bagi Importir?

Gudang China dapat menerima banyak paket dari berbagai supplier dan customer dalam satu hari.

Jika paket datang tanpa informasi awal, petugas harus mengidentifikasi barang hanya berdasarkan label kurir, nama pengirim, nomor telepon, atau kode marking yang terlihat pada karton.

Proses tersebut akan lebih sulit jika:

• Kode marking tidak tertulis dengan jelas.
• Nama pengirim berbeda dari nama supplier.
• Satu supplier menggunakan beberapa nomor resi.
• Supplier mengirim melalui agen logistik lain.
• Label kurir tertutup wrapping atau lakban.
• Jumlah karton berbeda dari packing list.
• Paket dikirim menggunakan nama individu.

Pre-alert membantu gudang mengetahui barang apa yang akan datang dan siapa pemiliknya.

Manfaat lainnya meliputi:

• Mempercepat identifikasi barang.
• Mengurangi risiko paket menjadi unidentified.
• Memudahkan pencocokan nomor resi domestik.
• Membantu memeriksa jumlah karton.
• Memudahkan pencatatan barang per supplier.
• Membantu perencanaan konsolidasi.
• Mempermudah penelusuran paket yang terlambat.
• Menjadi referensi ketika terjadi selisih penerimaan.

Bagi importir yang membeli dari beberapa supplier, pre-alert juga membantu memisahkan status setiap pesanan.

Importir dapat mengetahui supplier mana yang sudah mengirim, barang mana yang masih dalam perjalanan, dan paket mana yang sudah diterima gudang.

Data yang Wajib Dicantumkan dalam Pre-Alert

Format pre-alert dapat disesuaikan dengan sistem yang digunakan forwarder.

Namun, beberapa data dasar sebaiknya selalu dicantumkan.

• Nama customer: nama importir atau perusahaan pemilik barang.
• Kode marking: kode identifikasi yang diberikan forwarder.
• Nama supplier: nama perusahaan, toko, pabrik, atau penjual.
• Nomor purchase order: referensi pesanan jika tersedia.
• Nama kurir domestik: perusahaan yang membawa barang ke gudang.
• Nomor resi: nomor pelacakan pengiriman domestik China.
• Tanggal pengiriman: tanggal paket diserahkan kepada kurir.
• Estimasi tiba: perkiraan paket sampai di gudang China.
• Jumlah karton: total karton atau koli dalam pengiriman.
• Jenis kemasan: karton, karung, peti kayu, pallet, atau kemasan lain.
• Nama barang: deskripsi singkat isi paket.
• Jumlah unit: jumlah produk berdasarkan packing list.
• Berat perkiraan: berat yang diberikan supplier jika tersedia.
• Dimensi karton: ukuran kemasan jika tersedia.
• Foto barang: dokumentasi paket sebelum dikirim.
• Foto marking: foto kode pada permukaan karton.
• Catatan khusus: informasi fragile, mudah basah, atau kebutuhan penanganan lain.

Pastikan data pada pre-alert mengikuti packing list final.

Jika supplier melakukan perubahan jumlah karton setelah repacking, gunakan data terbaru dan jangan mengandalkan informasi awal produksi.

Cara Membuat Pre-Alert Barang ke Gudang China

Pre-alert dapat dibuat melalui spreadsheet, email, formulir online, dashboard customer, atau pesan WhatsApp sesuai prosedur forwarder.

Berikut langkah pembuatannya:

• Konfirmasi barang telah dikirim: jangan membuat status shipped sebelum supplier menyerahkan barang kepada kurir.
• Minta nomor resi: pastikan nomor dapat dilacak pada sistem kurir.
• Minta foto paket: periksa jumlah karton dan kondisi kemasan.
• Periksa kode marking: pastikan kode sama dengan data yang diberikan gudang.
• Cocokkan packing list: periksa jumlah unit, karton, dan jenis barang.
• Catat nama supplier: gunakan nama yang mudah dikenali dalam rekap pesanan.
• Masukkan tanggal kirim: catat waktu paket mulai bergerak.
• Masukkan estimasi tiba: gunakan estimasi dari supplier atau kurir.
• Tambahkan catatan: tulis informasi khusus yang perlu diketahui gudang.
• Kirim kepada forwarder: gunakan kanal resmi yang telah ditentukan.
• Simpan salinan: simpan bukti pre-alert untuk kebutuhan pelacakan.
• Perbarui status: lakukan pembaruan jika nomor resi atau jumlah karton berubah.

Gunakan satu baris untuk satu nomor resi.

Jika satu supplier menggunakan tiga nomor resi, buat tiga baris terpisah agar status setiap paket dapat dipantau dengan jelas.

Jangan menggabungkan beberapa nomor resi dalam satu kolom panjang karena akan menyulitkan pengecekan.

Contoh Format Pre-Alert Sederhana

Misalnya seorang importir memesan 1.200 unit aksesori rumah dari supplier Guangzhou.

Supplier mengirim barang dalam 12 karton menggunakan dua nomor resi.

Data pre-alert dapat disusun seperti berikut:

• Nama customer: PT Contoh Usaha Indonesia.
• Kode marking: RTS2468-GZ.
• Nama supplier: Guangzhou Home Product Co., Ltd.
• Nomor PO: PO-2026-0801-001.
• Nama barang: aksesori penyimpanan rumah.
• Total barang: 1.200 unit.
• Total karton: 12 karton.
• Kurir: logistik domestik China.
• Nomor resi pertama: CN-GZ-10001.
• Jumlah pada resi pertama: 7 karton.
• Nomor resi kedua: CN-GZ-10002.
• Jumlah pada resi kedua: 5 karton.
• Tanggal kirim: 1 Agustus 2026.
• Estimasi tiba: 2–3 Agustus 2026.

Pada spreadsheet, data sebaiknya dipisahkan menjadi dua baris:

• Baris pertama untuk resi CN-GZ-10001 sebanyak 7 karton.
• Baris kedua untuk resi CN-GZ-10002 sebanyak 5 karton.

Dengan format tersebut, gudang dapat mencatat bahwa pengiriman pertama sudah tiba, sementara pengiriman kedua masih dalam perjalanan.

Importir juga tidak keliru menganggap seluruh 12 karton telah diterima hanya karena satu nomor resi berstatus delivered.

Mengelola Pre-Alert dari Banyak Supplier

Importir yang melakukan konsolidasi biasanya membeli barang dari beberapa supplier.

Setiap supplier dapat memiliki jadwal produksi, metode packing, dan kurir domestik yang berbeda.

Gunakan satu tabel utama dengan kolom:

• Nomor urut.
• Nama supplier.
• Nomor purchase order.
• Nama barang.
• Kode marking.
• Nomor resi domestik.
• Jumlah karton dikirim.
• Tanggal pengiriman.
• Estimasi tiba gudang.
• Tanggal diterima.
• Jumlah karton diterima.
• Status barang.
• Catatan selisih.

Gunakan status yang konsisten, misalnya:

• Belum dikirim supplier.
• Menunggu nomor resi.
• Dalam perjalanan domestik.
• Sebagian diterima.
• Diterima lengkap.
• Marking perlu dikonfirmasi.
• Karton rusak.
• Menunggu pemeriksaan.
• Siap konsolidasi.

Jangan meminta konsolidasi hanya berdasarkan informasi bahwa seluruh supplier sudah mengirim.

Pastikan seluruh nomor resi sudah dicocokkan dengan laporan penerimaan gudang.

Barang yang dikirim belum tentu langsung diterima lengkap. Satu pengiriman dapat dipisahkan oleh kurir atau tiba pada hari berbeda.

Tindak Lanjut Setelah Barang Tiba di Gudang

Pre-alert tidak berhenti setelah data dikirim.

Importir perlu mencocokkan pre-alert dengan laporan inbound atau resi gudang China.

Periksa beberapa hal berikut:

• Nomor resi yang diterima gudang.
• Nama supplier atau pengirim.
• Kode marking pada karton.
• Jumlah karton yang diterima.
• Tanggal dan waktu penerimaan.
• Kondisi kemasan luar.
• Foto barang saat tiba.
• Berat dan dimensi hasil pengukuran jika tersedia.
• Status unidentified atau pending confirmation.

Jika seluruh data sesuai, ubah status menjadi diterima lengkap.

Jika terdapat selisih, jangan langsung meminta barang diberangkatkan. Telusuri terlebih dahulu penyebab perbedaan tersebut.

Kemungkinan penyebab selisih meliputi:

• Satu nomor resi masih dalam perjalanan.
• Kurir memisahkan paket saat proses sortir.
• Supplier memberikan nomor resi yang belum lengkap.
• Jumlah karton pada packing list belum diperbarui.
• Marking pada salah satu karton tidak terbaca.
• Paket diterima dengan nama pengirim berbeda.
• Barang belum selesai diproses oleh bagian inbound.

Gunakan nomor resi, foto karton, nama supplier, dan waktu pengiriman untuk membantu gudang melakukan pencarian.

Kesalahan Umum Saat Membuat Pre-Alert

Pre-alert yang tidak lengkap dapat membuat proses identifikasi tetap sulit.

Beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari adalah:

• Mengirim pre-alert tanpa nomor resi.
• Nomor resi salah ketik atau kurang satu digit.
• Tidak menuliskan nama supplier.
• Tidak mencantumkan kode marking.
• Kode marking berbeda dari label pada karton.
• Menggabungkan banyak nomor resi dalam satu baris.
• Tidak menuliskan jumlah karton per resi.
• Tidak melampirkan foto paket.
• Menggunakan packing list versi lama.
• Tidak memperbarui pre-alert setelah terjadi repacking.
• Tidak memberitahukan pengiriman dalam beberapa tahap.
• Membuat status diterima sebelum gudang melakukan konfirmasi.
• Tidak menyimpan bukti komunikasi dengan supplier.
• Mengirim informasi melalui kanal yang tidak dipantau gudang.

Kesalahan lain adalah hanya mengirim screenshot pelacakan kurir tanpa keterangan.

Screenshot tersebut mungkin tidak menunjukkan nama supplier, marking, jumlah karton, atau hubungan paket dengan purchase order tertentu.

Sertakan keterangan teks yang jelas agar data dapat dicari kembali.

Checklist dan Tabel Proses Pre-Alert

Gunakan checklist berikut sebelum mengirim pre-alert:

• Supplier sudah mengonfirmasi barang dikirim.
• Nomor resi dapat dilacak.
• Nama kurir sudah diketahui.
• Nama supplier sudah dicatat.
• Nomor purchase order sudah benar.
• Kode marking sudah sesuai.
• Foto marking sudah diperiksa.
• Jumlah karton sudah cocok dengan packing list.
• Jumlah karton per resi sudah dicatat.
• Nama barang sudah ditulis dengan jelas.
• Tanggal pengiriman sudah dicatat.
• Estimasi tiba sudah tersedia.
• Foto keseluruhan paket sudah diterima.
• Catatan barang fragile sudah ditambahkan.
• Pre-alert sudah dikirim ke kanal resmi forwarder.
• Salinan pre-alert sudah disimpan.
• Status penerimaan akan dipantau.
• Seluruh resi akan dicocokkan sebelum konsolidasi.

Tahap	Pelaku	Aktivitas	Hasil
Persiapan Barang	Supplier	Menyelesaikan produksi, QC, packing, dan pemasangan marking	Barang siap dikirim
Pengiriman Domestik	Supplier dan Kurir	Menyerahkan barang kepada kurir domestik China	Nomor resi diterbitkan
Pengumpulan Data	Importir	Mengumpulkan resi, foto paket, marking, dan packing list	Data pre-alert lengkap
Pengiriman Pre-Alert	Importir	Mengirim informasi awal kepada gudang atau forwarder	Gudang mengetahui paket yang akan tiba
Pemantauan Resi	Importir dan Supplier	Memantau perjalanan dan memperbarui estimasi kedatangan	Status paket diketahui
Penerimaan Gudang	Gudang China	Mencocokkan resi, marking, supplier, dan jumlah karton	Barang tercatat di sistem gudang
Penyelesaian Selisih	Importir, Supplier, dan Gudang	Menelusuri paket kurang, salah marking, atau belum teridentifikasi	Data penerimaan terverifikasi
Konsolidasi	Forwarder	Menggabungkan barang yang sudah lengkap dan terkonfirmasi	Barang siap pengiriman China–Indonesia

FAQ Seputar Pre-Alert Barang ke Gudang China

Kesimpulan

Pre-alert barang ke gudang China membantu menghubungkan informasi dari supplier dengan proses penerimaan yang dilakukan gudang dan forwarder.

Pre-alert yang baik perlu memuat nama supplier, kode marking, nomor purchase order, nomor resi domestik, jumlah karton, nama barang, tanggal pengiriman, estimasi tiba, dan dokumentasi paket.

Setelah barang tiba, cocokkan pre-alert dengan laporan inbound atau resi gudang. Pastikan seluruh nomor resi diterima, jumlah karton sesuai packing list, marking dapat dikenali, dan tidak ada paket yang masih berstatus unidentified.

Dengan pencatatan yang terstruktur, proses konsolidasi dan pengiriman China–Indonesia dapat dilakukan berdasarkan data yang lebih jelas.

Jika setelah membaca Anda membutuhkan bantuan layanan profesional, kunjungi situs utama kami di RTS Ekspedisi. Dengan pengalaman menangani pengiriman door to door dari gudang China hingga Indonesia, kami siap menjadi partner tepercaya untuk kebutuhan pengiriman Anda. Selamat belajar dan semoga blog ini menjadi rujukan utama Anda dalam dunia impor.