Cara Membuat Commercial Invoice Impor dari China yang Benar

Cara Membuat Commercial Invoice Impor dari China yang Benar – Memahami commercial invoice impor dari China membantu importir memastikan deskripsi barang, jumlah, harga, mata uang, supplier, dan informasi pengiriman tercatat konsisten sebelum barang diberangkatkan menuju Indonesia.

Apa Itu Commercial Invoice Impor dari China?

Commercial invoice adalah dokumen transaksi yang diterbitkan oleh supplier atau penjual kepada buyer. Dokumen ini mencatat barang yang dijual, jumlah, harga satuan, total nilai transaksi, mata uang, serta informasi pihak yang terlibat.

Dalam proses impor, commercial invoice digunakan sebagai referensi untuk memahami nilai dan rincian transaksi yang telah berlangsung antara buyer dan supplier.

Dokumen ini biasanya dibuat setelah kesepakatan pembelian sudah jelas. Pada beberapa transaksi, supplier terlebih dahulu menerbitkan proforma invoice sebagai penawaran atau permintaan pembayaran awal. Setelah transaksi dikonfirmasi, commercial invoice disiapkan berdasarkan data final.

Commercial invoice dapat membantu:

• Mencatat barang yang ditagihkan supplier.
• Mencocokkan nilai transaksi dengan pembayaran.
• Memeriksa kesesuaian jumlah barang.
• Membandingkan data dengan purchase order.
• Menyelaraskan invoice dengan packing list.
• Menjadi referensi bagi forwarder dan pihak logistik.
• Mendukung pencatatan biaya pembelian barang.
• Memudahkan penghitungan landed cost per produk.

Commercial invoice bukan jaminan bahwa semua barang otomatis dapat diimpor. Jenis barang, spesifikasi, dokumen pendukung, metode pengiriman, dan ketentuan yang berlaku tetap perlu diperiksa secara terpisah.

Perbedaan Purchase Order, Proforma Invoice, Commercial Invoice, dan Packing List

Importir pemula sering menganggap seluruh dokumen tersebut memiliki fungsi yang sama. Padahal, setiap dokumen berada pada tahap berbeda.

• Purchase order: dibuat oleh buyer untuk menyampaikan barang yang ingin dipesan.
• Proforma invoice: diterbitkan supplier sebagai rincian penawaran atau tagihan awal.
• Commercial invoice: mencatat rincian transaksi barang yang ditagihkan secara final.
• Packing list: mencatat kondisi fisik barang setelah selesai dikemas.

Purchase order dapat memuat spesifikasi yang diminta buyer, seperti warna, ukuran, material, kuantitas, kemasan, dan target produksi.

Proforma invoice biasanya digunakan untuk mengonfirmasi nilai pesanan sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini dapat berubah apabila terdapat revisi jumlah, harga, kemasan, atau biaya tambahan.

Commercial invoice sebaiknya menggunakan data transaksi yang sudah disepakati dan mencerminkan barang yang benar-benar ditagihkan.

Packing list tidak berfokus pada harga. Dokumen ini lebih banyak memuat jumlah karton, isi per karton, berat bersih, berat kotor, dimensi, dan jenis kemasan.

Keempat dokumen tersebut perlu menggunakan identitas produk yang konsisten. Jika purchase order menggunakan kode SKU tertentu, gunakan kode yang sama pada invoice dan packing list agar proses pengecekan lebih mudah.

Data yang Perlu Dicantumkan dalam Commercial Invoice

Format commercial invoice dapat berbeda pada setiap supplier. Namun, beberapa informasi dasar sebaiknya dicantumkan dengan jelas.

• Judul dokumen: Commercial Invoice.
• Nomor invoice: nomor unik untuk mengidentifikasi transaksi.
• Tanggal invoice: tanggal dokumen diterbitkan.
• Nama supplier: nama perusahaan atau pihak penjual.
• Alamat supplier: alamat perusahaan atau lokasi usaha.
• Kontak supplier: email, telepon, atau kontak penanggung jawab.
• Nama buyer: nama perusahaan atau pihak pembeli.
• Alamat buyer: alamat sesuai data transaksi.
• Nomor purchase order: referensi pesanan buyer jika tersedia.
• Deskripsi barang: nama barang yang mudah dipahami.
• Kode SKU: kode setiap produk atau variasi.
• Spesifikasi: material, model, ukuran, warna, atau fungsi.
• Kuantitas: jumlah barang pada setiap baris.
• Satuan: pcs, set, unit, pair, roll, box, atau satuan lain.
• Harga satuan: harga untuk setiap unit barang.
• Total per baris: harga satuan dikalikan jumlah.
• Mata uang: misalnya CNY, USD, atau mata uang transaksi lain.
• Total nilai invoice: jumlah seluruh nilai barang.
• Biaya tambahan: logo, mold, kemasan, atau biaya lain jika ditagihkan.
• Ketentuan pembayaran: status dan cara pembayaran yang disepakati.
• Informasi pengiriman: data tujuan atau referensi pengiriman jika diperlukan.
• Nama dan jabatan penerbit: pihak supplier yang menerbitkan dokumen.

Jangan hanya menulis deskripsi sangat umum seperti “accessories”, “parts”, “sample”, atau “daily goods” apabila barang dapat dijelaskan lebih spesifik.

Deskripsi yang jelas membantu buyer, supplier, gudang China, forwarder, dan ekspedisi memahami barang yang sedang diproses.

Cara Membuat dan Memeriksa Commercial Invoice

Commercial invoice umumnya dibuat oleh supplier. Namun, buyer tetap perlu memeriksa datanya sebelum dokumen dianggap final.

Berikut langkah yang dapat diterapkan:

• Minta draft invoice: lakukan sebelum barang diberangkatkan.
• Periksa identitas supplier: cocokkan dengan data pada quotation dan proforma invoice.
• Periksa identitas buyer: pastikan nama dan alamat tidak salah.
• Cocokkan nomor PO: gunakan nomor purchase order yang benar.
• Periksa setiap SKU: pastikan produk dan variasinya tercantum.
• Cocokkan jumlah: bandingkan dengan purchase order dan packing list.
• Periksa harga satuan: cocokkan dengan kesepakatan terakhir.
• Hitung ulang total: jangan hanya menerima angka dari supplier.
• Periksa mata uang: pastikan tidak berubah dari kesepakatan.
• Periksa biaya tambahan: pastikan mold, logo, kemasan, atau sampel tercatat dengan jelas.
• Cocokkan pembayaran: bandingkan dengan uang muka dan pelunasan.
• Periksa konsistensi deskripsi: samakan dengan dokumen lain.
• Minta revisi: lakukan jika ada perbedaan data.
• Simpan versi final: gunakan PDF untuk menjaga format dokumen.

Gunakan nomor versi jika invoice mengalami perubahan.

Contohnya:

• CI-2026-0804-001 Rev. 0.
• CI-2026-0804-001 Rev. 1.
• CI-2026-0804-001 Final.

Dengan penomoran tersebut, buyer dan supplier dapat mengetahui dokumen mana yang masih berupa draft dan mana yang sudah menjadi versi final.

Cara Menulis Deskripsi Barang yang Jelas

Deskripsi barang menjadi salah satu bagian terpenting dalam commercial invoice impor dari China.

Deskripsi sebaiknya menjelaskan produk secara wajar tanpa menggunakan istilah terlalu umum atau terlalu promosi.

Gunakan unsur berikut jika relevan:

• Nama utama produk.
• Fungsi barang.
• Material utama.
• Model atau tipe.
• Ukuran.
• Warna atau variasi.
• Kondisi barang.
• Kode SKU.

Contoh deskripsi yang kurang jelas:

• Accessories.
• Plastic product.
• Electronic item.
• Household goods.
• Sample.

Contoh yang lebih informatif:

• Plastic drawer organizer, polypropylene material, SKU PDO-WHT-01.
• Stainless steel vacuum bottle, 500 ml, black, SKU VBT-BLK-500.
• USB rechargeable desk fan, model DF-02, white.
• Polyester cosmetic pouch, size 20 × 12 cm, assorted colors.
• Silicone kitchen spatula set, five pieces per set.

Gunakan deskripsi yang sesuai dengan barang aktual.

Jangan menyalin nama produk dari marketplace tanpa memeriksa apakah deskripsi tersebut benar-benar menggambarkan material, fungsi, dan model barang yang dikirim.

Contoh Simulasi Commercial Invoice

Misalnya sebuah UMKM memesan tiga SKU perlengkapan rumah dari supplier China.

Rincian pesanan:

• SKU ORG-WHT-01: organizer plastik putih, 400 unit.
• SKU ORG-GRY-01: organizer plastik abu-abu, 300 unit.
• SKU BOX-CLR-02: kotak penyimpanan transparan, 200 unit.

Harga yang disepakati:

• ORG-WHT-01: CNY 12 per unit.
• ORG-GRY-01: CNY 12 per unit.
• BOX-CLR-02: CNY 18 per unit.

Perhitungannya:

• 400 × CNY 12 = CNY 4.800.
• 300 × CNY 12 = CNY 3.600.
• 200 × CNY 18 = CNY 3.600.

Total nilai produk adalah CNY 12.000.

Supplier juga menagihkan biaya kemasan custom sebesar CNY 600.

Total invoice menjadi:

CNY 12.000 + CNY 600 = CNY 12.600

Dalam commercial invoice, biaya kemasan custom sebaiknya tidak disembunyikan dengan menaikkan harga barang tanpa penjelasan.

Tuliskan biaya tersebut sebagai baris tersendiri agar buyer dapat memahami struktur tagihan.

Contoh susunan sederhananya:

• Plastic drawer organizer, white — 400 pcs — CNY 12 — CNY 4.800.
• Plastic drawer organizer, grey — 300 pcs — CNY 12 — CNY 3.600.
• Transparent storage box — 200 pcs — CNY 18 — CNY 3.600.
• Custom packaging charge — 1 lot — CNY 600 — CNY 600.
• Total invoice — CNY 12.600.

Apabila buyer sudah membayar uang muka CNY 3.780, supplier dapat mencantumkan:

• Total invoice: CNY 12.600.
• Deposit received: CNY 3.780.
• Balance payable: CNY 8.820.

Angka tersebut hanya simulasi. Gunakan harga, mata uang, biaya tambahan, dan pembayaran aktual dari transaksi Anda.

Menyinkronkan Invoice dengan PO dan Packing List

Commercial invoice tidak boleh berdiri sendiri. Seluruh data utamanya perlu dicocokkan dengan purchase order dan packing list.

Periksa konsistensi berikut:

• Nama supplier sama pada seluruh dokumen.
• Nama buyer ditulis dengan benar.
• Nomor purchase order sesuai.
• Kode SKU sama.
• Nama produk tidak berubah tanpa penjelasan.
• Jumlah barang sesuai dengan hasil produksi final.
• Jumlah variasi sesuai.
• Mata uang transaksi sama.
• Harga sesuai kesepakatan.
• Biaya tambahan tercatat.
• Jumlah karton pada packing list masuk akal terhadap kuantitas invoice.
• Data barang sesuai dengan yang diterima gudang China.

Contohnya, purchase order mencatat 1.000 unit, tetapi supplier hanya berhasil memproduksi 980 unit.

Dalam kondisi tersebut:

• Commercial invoice sebaiknya mencerminkan jumlah aktual yang ditagihkan.
• Packing list harus mencerminkan jumlah aktual yang dikemas.
• Selisih 20 unit perlu dijelaskan.
• Pembayaran perlu disesuaikan apabila diperlukan.

Jangan membiarkan invoice tetap menunjukkan 1.000 unit sementara packing list hanya menunjukkan 980 unit tanpa catatan.

Perbedaan seperti ini dapat menyulitkan pencatatan pembelian, pemeriksaan barang, dan perhitungan biaya per SKU.

Kesalahan Umum pada Commercial Invoice

Kesalahan invoice sering terjadi karena supplier menggunakan template lama atau buyer tidak melakukan pemeriksaan ulang.

Beberapa kesalahan yang perlu dihindari:

• Nama buyer atau supplier salah.
• Nomor invoice digunakan berulang.
• Tanggal invoice tidak jelas.
• Nomor purchase order tidak dicantumkan.
• Deskripsi barang terlalu umum.
• Kode SKU berbeda dari purchase order.
• Variasi warna atau ukuran tidak dipisahkan.
• Jumlah barang berbeda dari packing list.
• Harga satuan tidak sesuai kesepakatan.
• Mata uang tidak dicantumkan.
• Total perkalian salah.
• Biaya tambahan tidak dijelaskan.
• Uang muka tidak dikurangkan dari saldo.
• Invoice draft dianggap sebagai dokumen final.
• Perubahan dokumen tidak diberi nomor revisi.
• Commercial invoice tertukar dengan proforma invoice.
• Data invoice tidak sesuai dengan barang yang masuk gudang China.

Kesalahan lain adalah menggabungkan beberapa produk berbeda dalam satu baris hanya karena harganya sama.

Setiap SKU atau variasi sebaiknya dibuat dalam baris terpisah agar jumlah dan nilai masing-masing produk dapat diperiksa.

Checklist dan Tabel Proses Commercial Invoice

Gunakan checklist berikut sebelum menyetujui commercial invoice:

• Judul dokumen sudah tertulis Commercial Invoice.
• Nomor invoice unik dan jelas.
• Tanggal penerbitan sudah benar.
• Nama supplier sesuai dokumen transaksi.
• Alamat supplier sudah diperiksa.
• Nama buyer sudah benar.
• Alamat buyer sudah benar.
• Nomor purchase order sudah dicantumkan.
• Setiap SKU dibuat dalam baris terpisah.
• Deskripsi barang cukup jelas.
• Material atau model dicantumkan jika relevan.
• Jumlah barang sesuai data final.
• Satuan barang sudah benar.
• Harga satuan sudah diperiksa.
• Mata uang sudah dicantumkan.
• Total setiap baris sudah dihitung ulang.
• Total invoice sudah benar.
• Biaya tambahan ditulis terpisah.
• Uang muka sudah dicatat.
• Saldo pembayaran sudah benar.
• Data sesuai packing list.
• Data sesuai penerimaan gudang China.
• Versi final sudah disimpan dalam PDF.
• Salinan diberikan kepada pihak terkait.

Tahap	Pelaku	Aktivitas	Hasil
Pembuatan Pesanan	Buyer	Membuat purchase order berisi SKU, spesifikasi, jumlah, dan harga	Data pesanan tersedia
Konfirmasi Harga	Supplier	Menerbitkan quotation atau proforma invoice	Nilai transaksi dikonfirmasi
Produksi	Supplier	Memproduksi barang sesuai spesifikasi pesanan	Jumlah aktual diketahui
Penyusunan Invoice	Supplier	Menyusun commercial invoice berdasarkan transaksi final	Draft invoice tersedia
Pemeriksaan	Buyer	Mencocokkan invoice dengan PO, pembayaran, dan kesepakatan	Data transaksi terverifikasi
Packing	Supplier	Membuat packing list berdasarkan barang yang dikemas	Data fisik barang tersedia
Penerimaan Gudang	Gudang China dan Forwarder	Mencocokkan marking, jumlah karton, dan data pengiriman	Barang tercatat di gudang
Pengiriman	Forwarder dan Ekspedisi	Mengatur konsolidasi dan pengiriman China–Indonesia	Barang diproses menuju Indonesia

FAQ Seputar Commercial Invoice Impor dari China

Kesimpulan

Commercial invoice impor dari China merupakan dokumen penting untuk mencatat barang yang ditagihkan supplier kepada buyer.

Dokumen ini perlu memuat identitas supplier dan buyer, nomor invoice, tanggal, nomor purchase order, deskripsi barang, SKU, jumlah, harga satuan, mata uang, biaya tambahan, dan total nilai transaksi.
https://blog.rtsekspedisi.com/wp-admin/edit.php?post_type=page
Sebelum invoice dinyatakan final, cocokkan datanya dengan purchase order, proforma invoice, pembayaran, packing list, dan kondisi barang yang diterima gudang China.

Pemeriksaan yang rapi membantu importir menghindari kesalahan jumlah, harga, variasi, dan pencatatan biaya. Data yang konsisten juga mempermudah koordinasi dengan supplier, forwarder, gudang China, ekspedisi, dan tim keuangan.

Jika setelah membaca Anda membutuhkan bantuan layanan profesional, kunjungi situs utama kami di RTS Ekspedisi. Dengan pengalaman menangani pengiriman door to door dari gudang China hingga Indonesia, kami siap menjadi partner tepercaya untuk kebutuhan pengiriman Anda. Selamat belajar dan semoga blog ini menjadi rujukan utama Anda dalam dunia impor.